Kullanıcı rolleri: Genel bakış

Kursmax, bir eğitim kurumundaki farklı paydaşların aynı veri üzerinde güvenli ve rolüne uygun şekilde çalışmasını sağlayacak biçimde tasarlanmıştır. Panelde gördüğünüz menüler, hesabınıza atanmış rol (müdür, personel, öğretmen, öğrenci veya veli), aktif kurumunuz ve kurumunuzun satın aldığı modül / lisans kapsamı ile kurum yöneticisinin tanımladığı sayfa erişim yetkileri bir araya gelince oluşur. Bu yüzden bu dokümantasyondaki bir ekranı görememeniz çoğu zaman teknik bir arıza değil; rolünüzün o işlemi yapma yetkisi olmaması veya kurumunuzda ilgili modülün kapalı olması anlamına gelir.

Rol ayrımının temel amacı şudur: öğrenci ve veli verileri, muhasebe ve sınav operasyonları ile yönetim kararlarını birbirinden ayırmak. Örneğin veli; çocuğunun devamsızlığını, ödevlerini ve sınav sonuçlarını izlerken sınıfın tüm öğrenci listesini veya kurumun tüm gelir-gider detayını görmez. Öğretmen; kendi dersleri, kendi sınıfları ve kendisine atanan işler üzerinde çalışır. Müdür ve personel ise kurum genelinde kayıt, program, muhasebe ve sınav süreçlerini yürütür; aralarındaki fark çoğunlukla iş bölümü ve erişim kısıtı düzeyindedir, ekranların büyük kısmı aynı menü yapısını paylaşır.

Hangi rolde ne yapılır?

Müdür rolü, kurumun sistem içindeki üst düzey operasyonel sorumlusu olarak düşünülebilir. Kayıt yönetiminden (sezon, ders, öğrenci, öğretmen, sınıf, sınıf odası, personel, öğrenci ajandası, sözleşmeler) takvim ve programa, muhasebe işlemlerinden sınav yönetimine kadar geniş bir yelpazede menülere erişebilir. Bu dokümantasyonda müdür bölümü, kurum tarafı yönetim ekranları için ana referans kabul edilir.

Personel rolü, çoğu kurumda müdür ile aynı modül setini kullanır; fark, kurumun her personel kullanıcısı için hangi sayfalara girebileceğinin ayrı ayrı tanımlanabilmesidir. Siz personel olarak giriş yaptığınızda bir menüyü görmüyorsanız, bu durum normaldir: erişim listeniz kurum yöneticiniz tarafından sınırlandırılmış olabilir. İlgili işlemi yapmanız gerekiyorsa kurum müdürünüz veya sistem yöneticiniz ile görüşmeniz gerekir.

Öğretmen rolü, sınıflarım, takvim, devamsızlık, muhasebe (kurum açtıysa), etüt, ödev gibi günlük ders ve iletişim işlerine odaklanır. Öğretmen; kurum genelindeki tüm öğrencileri yönetmez; kendisine atanmış sınıf ve dersler üzerinden hareket eder.

Öğrenci rolü; sınıflarım, takvim, devamsızlık, etüt, ödev, muhasebe (kurum açtıysa), sınavlar başlıkları ile kendi eğitim sürecine ilişkin bilgilere erişir. Başka öğrencilerin notu, ödemesi veya kişisel verileri görüntülenmez.

Veli rolü; bağlı olduğu öğrenci(lar) için öğrenci takvimi, devamsızlık takibi, muhasebe, sınav takibi, ödev gibi başlıklarda bilgi alır. Veli ekranları, çocuğunuzun gördüğü her şeyin aynısını sunmak zorunda değildir; amaç velinin ihtiyaç duyduğu şeffaflığı güvenli biçimde sağlamaktır.

Kurum seçimi ve çoklu kurum

Bir kullanıcı hesabı birden fazla kuruma bağlı olabilir. Giriş sonrasında doğru kurumu seçtiğinizden emin olun; menüler, veriler ve yetkiler seçili kuruma göre değişir. Yanlış kurumda işlem yapmak, kayıtların yanlış kurum veri alanına işlenmesine yol açar; bu tür hatalar geri alınması zaman alan süreçlere dönüşebilir.

Modül ve lisans hatırlatması

Sınav yönetimi, gelişmiş muhasebe veya belirli raporlar gibi bazı başlıklar kurum lisans paketine bağlı olabilir. Paket kapsamında olmayan bir modül için menü hiç görünmeyebilir veya sayfa “erişim yok” benzeri bir durumla karşılaşabilirsiniz. Bu durumda yazılım hatası varsaymadan önce kurumunuzun Kursmax paket içeriğini doğrulamanız önerilir.

Bu bölümde nasıl gezilir?

Aşağıdaki bağlantılar, her rol için ayrı ayrı derinlemesine sayfalar içerir. İlk kez kurulum yapıyorsanız sırayla müdür → kayıt yönetimi altındaki sezon, ders, sınıf ve kullanıcı tanımlarını okumanız; ardından program ve muhasebe bölümlerine geçmeniz işinizi kolaylaştırır.

• Müdür rolü — Kurum yönetimi ve operasyonel süreçler (referans rol).
• Personel rolü — Müdür ile benzer modüller; yetki kapsamı kuruma göre daraltılabilir.
• Öğretmen rolü — Ders, sınıf ve günlük iş akışı.
• Öğrenci rolü — Kendi eğitim bilgileri ve sınav/ödev görünümü.
• Veli rolü — Öğrenci üzerinden takip ve bilgilendirme.

Sık sorulan sorular

Birden fazla rolüm var; hangisi geçerli olur? Oturumda seçtiğiniz kurum ve o kurumdaki atanmış rolleriniz geçerlidir. Aynı kişi bir kurumda öğretmen, başka kurumda veli olabilir; kurum değiştirdiğinizde menü yapısı değişir.

Menüde bir başlık eksik; ne yapmalıyım? Önce doğru kurumda olduğunuzu doğrulayın. Sonra rolünüzün o işi yapması gerekip gerekmediğini düşünün. Personel iseniz erişim listesi kısıtı olabilir. Hâlâ emin değilseniz kurum yöneticinize başvurun.

Müdür ve personel dokümantasyonu neden bu kadar benzer? Çünkü panelde kullanılan ekranlar aynı ailedendir; fark çoğunlukla yetki ve sorumluluk dağılımındadır. Personel sayfalarında, müdür anlatımıyla çakışan yerlerde ek olarak yetki sınırı vurgusu yapılmıştır.