Sınavlar

Genel Bakış

Kursmax Sınav Yönetimi modülü; kurum içerisinde gerçekleştirilen deneme sınavları, seviye tespit sınavları, TYT-AYT denemeleri ve kurum içi değerlendirme sınavlarının planlanması, oturumlarının oluşturulması, görevli öğretmenlerin atanması ve sınav ücretlendirme işlemlerinin yönetilmesi için geliştirilmiştir.

Bu ekranlar sayesinde;

• Yeni sınav oluşturabilirsiniz.
• Sınav şablonu ve optik form seçebilirsiniz.
• Birden fazla sınav oturumu tanımlayabilirsiniz.
• Her oturum için farklı sınıflar belirleyebilirsiniz.
• Nöbetçi öğretmen atayabilirsiniz.
• Öğretmen hakediş ücretlerini tanımlayabilirsiniz.
• Sınav ücretlerini öğrencilere otomatik borçlandırabilirsiniz.
• Muhasebe kayıtlarını tek tıklama ile oluşturabilirsiniz.

Sınav Listesi Ekranı

Bu ekran sistemde oluşturulan tüm sınavların görüntülendiği ve yönetildiği alandır.

Ekrandaki Alanlar

Sınav Adı

Oluşturulan sınavın sistemde görünen adıdır.

Örnek:

• 29-Nisan
• TYT Deneme 5
• AYT Genel Deneme

Tarih

Sınavın uygulanacağı tarihi gösterir.

Şablon

Sınavın hangi sınav şablonuna bağlı olduğunu gösterir.

Örnek:

• TYT
• AYT
• Kurumsal Deneme

Optik Form

Sınavda kullanılacak optik form bilgisidir.

Katılan Sınıflar

Sınava dahil edilen sınıf veya grupları gösterir.

Oturumlar

Sınav içerisinde oluşturulan oturum sayısını gösterir.

“Oturumları Görüntüle” bağlantısından ilgili oturum detaylarına ulaşabilirsiniz.

Açıklama

Sınava ait notlar veya açıklamalar görüntülenir.

İşlemler

Her sınav için;

• Düzenleme
• Muhasebe İşlemleri
• Silme

işlemleri yapılabilir.

Yeni Sınav Oluşturma

Yeni Sınav Ekle butonu kullanılarak yeni bir sınav tanımlanır.

Temel Bilgiler

Sınav Adı

Sınavın sistem içerisinde görüntülenecek adıdır.

Örnek:

• TYT Deneme 3
• Nisan Kamp Denemesi

Sınav Tarihi

Sınavın uygulanacağı gün seçilir.

Şablon

Sınavın soru yapısına uygun şablon seçilir.

Şablon seçimi sonrasında optik değerlendirme süreçleri ilgili şablona göre çalışır.

Optik Form

Sınavda kullanılacak optik form seçilir.

Doğru optik form seçimi sonuçların sorunsuz okunabilmesi için önemlidir.

Oturum Yönetimi

Bir sınav içerisinde birden fazla oturum oluşturulabilir.

Örneğin;

• Sabah Oturumu
• Öğle Oturumu
• Akşam Oturumu

şeklinde farklı oturumlar tanımlanabilir.

Her oturum birbirinden bağımsız olarak yönetilir.

Oturum Alanları

Sınıflar

İlgili oturuma katılacak sınıflar seçilir.

Farklı oturumlara farklı sınıflar atanabilir.

Nöbetçi Öğretmenler

Oturum süresince görev alacak öğretmenler belirlenir.

Birden fazla öğretmen atanabilir.

Nöbetçi Öğretmen Ücreti

İlgili oturumda görev alan öğretmenlere ödenecek hakediş tutarıdır.

Muhasebe işlemleri sırasında bu tutar öğretmen hakedişi olarak oluşturulur.

Oturum Başlangıç Saati

Sınavın başlayacağı tarih ve saat bilgisidir.

Oturum Ekle

Yeni bir sınav oturumu oluşturur.

Her yeni oturum için;

• Ayrı sınıflar
• Ayrı öğretmenler
• Ayrı ücretlendirme

tanımlanabilir.

Açıklama Alanı

Sınava özel notlar eklemek için kullanılır.

Örnek:

• Sınav salonları değiştirildi.
• Ek gözetmen görevlendirildi.
• Optik formlar kurum tarafından dağıtılacaktır.

Sınav Muhasebe İşlemleri

Muhasebe ekranı sınav ücretleri ve öğretmen hakedişlerinin oluşturulduğu bölümdür.

Bu işlem sayesinde öğrenci borçları ve öğretmen alacakları otomatik olarak sisteme işlenir.

İşleme Dahil Oturumlar

Muhasebe işlemi uygulanacak oturumlar seçilir.

İstenirse yalnızca belirli oturumlar için ücretlendirme yapılabilir.

Gelmeyen Öğrencileri de Ücretlendir

Bu seçenek aktif olduğunda;

• Yoklamada gelmeyen olarak işaretlenen öğrenciler için de sınav ücreti oluşturulur.

Pasif olduğunda;

• Sadece sınava katılan öğrenciler ücretlendirilir.

Bu özellik özellikle kurum politikalarına göre ücret tahsilatı yapılması gereken durumlarda kullanılır.

Etkilenecek Kayıt Özeti

Muhasebe işlemi uygulanmadan önce sistem aşağıdaki bilgileri gösterir:

Öğrenci Borçları

Kaç öğrenciye sınav ücreti oluşturulacağını gösterir.

Öğretmen Hakedişleri

Kaç öğretmene görev ücreti oluşturulacağını gösterir.

Daha Önce İşlenen Kayıtlar

Aynı oturum için daha önce muhasebe işlemi yapılmışsa sistem tekrar kayıt oluşturmaz.

Bu sayede mükerrer borç ve hakediş oluşumu engellenir.

Muhasebeyi Uygula

Kontroller tamamlandıktan sonra muhasebe kayıtları oluşturulur.

İşlem sonucunda:

Öğrenci Tarafında

• Sınav ücreti borçlandırılır.
• Cari hesap hareketi oluşur.

Öğretmen Tarafında

• Gözetmen ücreti hakedişi oluşur.
• Personel muhasebe kayıtlarına işlenir.

Sık sorulan sorular

1. Bir sınava birden fazla oturum ekleyebilir miyim?

Evet. Sınav oluştururken “Oturum Ekle” butonu ile istediğiniz kadar oturum tanımlayabilirsiniz.

2. Her oturum için farklı öğretmen atayabilir miyim?

Evet. Her oturum bağımsız çalışır ve farklı nöbetçi öğretmenler atanabilir.

3. Aynı sınıf birden fazla oturuma atanabilir mi?

Evet. Kurumun sınav planlamasına göre aynı sınıf farklı oturumlarda yer alabilir.

4. Muhasebe işlemi yanlışlıkla iki kez uygulanırsa ne olur?

Sistem daha önce işlenmiş kayıtları kontrol eder ve aynı oturum için tekrar borç veya hakediş oluşturulmasını engeller.

5. Gelmeyen öğrenciler için ücret oluşturabilir miyim?

Evet. “Gelmeyen öğrencileri de ücretlendir” seçeneğini işaretleyerek sınava katılmayan öğrenciler için de ücret tahakkuku oluşturabilirsiniz.

6. Öğretmen ücretleri oturum bazında farklı olabilir mi?

Evet. Her oturum için ayrı nöbetçi öğretmen ücreti tanımlanabilir.

7. Sınav oluşturulduktan sonra düzenlenebilir mi?

Evet. Sınav listesinde bulunan düzenleme simgesinden sınav bilgileri, oturumlar, öğretmenler ve ücretler güncellenebilir. Fakat Sınav tekrar yüklenerek değerlendirilmelidir.

8. Muhasebe işlemi yapılmadan sınav sonuçları yüklenebilir mi?

Evet. Sınav sonuçlarının yüklenmesi ile muhasebe işlemleri birbirinden bağımsızdır.

9. Sınava sonradan yeni sınıf eklenebilir mi?

Evet. Sınav düzenleme ekranından ilgili oturuma yeni sınıflar eklenebilir veya mevcut sınıflar değiştirilebilir.

10. Sınav silindiğinde muhasebe kayıtları da silinir mi?

Muhasebe kayıtları oluşturulmuş sınavlarda silme işlemi öncesinde muhasebe kayıtlarının kontrol edilmesi önerilir. Sınav Silindiğinde, oluşturulan sınava ait muhasebe kayıtları da silinir.